Datenschutzerklärung

Verarbeitete Daten

• IP-Adresse (in Server-Logs)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Aufgerufene Seite/Datei
• URL-Parameter der Anfrage (z. B. Quelle eines WhatsApp-Klicks)
• Referrer-URL (falls übermittelt)
• Browser-/Betriebssystem-Informationen

Zweck & Rechtsgrundlage

Zweck ist die technische Bereitstellung, Sicherheit, Fehleranalyse sowie die aggregierte Auswertung von Weiterleitungen (z. B. wie häufig der WhatsApp-Button genutzt wird). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb sowie an der Optimierung der Kontaktwege).

Auftragsverarbeitung & Speicherdauer

Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Server-Logs werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Zweck & Rechtsgrundlage

• Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen)
• Kommunikation & Nachweisbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse)

Speicherdauer

Wir speichern Kontaktanfragen so lange, wie es für die Bearbeitung erforderlich ist und ggf. gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Verarbeitete Daten

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Praxis- oder Unternehmensname
• optional Telefonnummer oder WhatsApp-Kontakt
• gewünschter Kommunikationskanal
• Ziel der Anfrage
• Inhalt der Nachricht
• Zeitpunkt der Anfrage
• Quelle der Anfrage

Bitte tragen Sie in das Formular keine medizinischen Details, Patientendaten oder sonstigen besonders sensiblen Informationen ein.

Zweck & Rechtsgrundlage

Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung Ihrer Demo-Anfrage, die Kontaktaufnahme sowie die Vorbereitung eines passenden Demo-Vorschlags.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit Ihre Anfrage auf eine mögliche Zusammenarbeit oder einen Vertragsschluss gerichtet ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung eingehender Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Technische Verarbeitung

Das Formular sendet die Angaben über unsere Webseite an einen selbst gehosteten n8n-Workflow. Der Workflow validiert die Anfrage, prüft einfache Spam-Schutz-Merkmale wie ein Honeypot-Feld und leitet die Anfrage an unser E-Mail-Postfach weiter.

Eine automatisierte Entscheidung oder ein Profiling findet nicht statt.

Empfänger & Speicherdauer

Empfänger der Daten sind die für die Bearbeitung der Anfrage zuständigen Personen bei Flowtique sowie die von uns eingesetzten technischen Dienstleister, soweit dies für Betrieb, Hosting, E-Mail-Zustellung und Sicherheit erforderlich ist.

Die im Rahmen der Anfrage übermittelten Daten speichern wir nur so lange, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Sofern sich aus der Anfrage eine Geschäftsbeziehung ergibt oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, können längere Speicherfristen gelten.

Verarbeitete Daten

Verarbeitet werden können insbesondere Login- und Accountdaten für Demo-Zugänge, Rolleninformationen, Demo-Daten, technische Audit-Logs, serverseitige Session-Informationen sowie Server- und App-Logs. Kontrollierte Demo-Aktionen dienen ausschließlich Test- und Vorführzwecken.

Feedback in der Demo

Eingeloggte Demo-Nutzer können über ein Feedback-Formular Rückmeldungen zur Demo geben. Die Anfrage wird serverseitig geprüft und über einen n8n-Workflow per E-Mail an hello@flowtique.de weitergeleitet. Nach aktuellem technischen Stand wird dafür keine öffentliche Feedback-Datenbank im Praxis Cockpit betrieben.

Eingesetzte technische Dienste

Für die Demo können Supabase als Authentifizierungs- und Datenbankdienst sowie n8n als Automatisierungsdienst für Feedback- und spätere Workflow-Tests eingesetzt werden. In der Demo werden keine echten Patientendaten verarbeitet.

Abgrenzung zu echten Praxis-Umgebungen

Für eine spätere echte Praxis-Umgebung werden Datenverarbeitung, Auftragsverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Speicherfristen, WhatsApp-/Meta-Anbindung, Einwilligungs- und Widerrufsprozesse projektbezogen geprüft, dokumentiert und vertraglich geregelt.

Zweck & Rechtsgrundlage

Zweck ist die Terminorganisation und Kommunikation im Rahmen der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag).

Empfänger

Der Anbieter der Buchungsplattform cal.com erhält die für die Terminabwicklung erforderlichen Daten.

Hinweis zu Drittlandübermittlungen

Je nach technischer Infrastruktur des Anbieters kann eine Datenverarbeitung auch in Drittländern stattfinden. Soweit erforderlich, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

Zweck & Rechtsgrundlage

• Einwilligungsbasierte Freigabe der WhatsApp-Kontaktaufnahme über die Webseite (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
• Kommunikation und Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Sichere und effiziente Kontaktaufnahme (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Reichweiten-/Nutzungsmessung der WhatsApp-Weiterleitung über Server-Logs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Speicherung der Einwilligung

Der Einwilligungsstatus wird lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert, damit die Abfrage nicht bei jedem Seitenaufruf erneut erscheint. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie die Browserdaten der Seite löschen oder uns kontaktieren.

Hinweis zu Drittlandübermittlungen

WhatsApp/Meta kann Daten auch in Drittländern verarbeiten. Bitte nutzen Sie alternativ E-Mail, wenn Sie das nicht möchten.

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), datenschutz.hamburg.de

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an hello@flowtique.de.